Mostrar cortesía
A diario usamos y abusamos de las aplicaciones móviles de mensajería instantánea (Whatsapp, Facebook Messenger, chat de Instagram) o de los SMS en determinados casos. En estos servicios los usuarios nos hemos acostumbrado a escribir bajo unos parámetros de comodidad que no son válidos para redactar un email, como por ejemplo el saludo inicial.
Si por WhatsApp a veces ni decimos “hola”, para dirigirse a una tercera persona desconocida lo ideal es encabezar el mensaje con el clásico “Estimado Sr. / Sra. (Apellido)” y acabar con la fórmula “Atentamente,” seguido del nombre y apellido propios.
Longitud del mensaje
Con la vorágine de correos que reciben determinadas personas con cargos directivos importantes, ir a la esencia del mensaje es clave, es decir, se busca la máxima precisión al escribir para ahorrar tiempo tanto de escritura como a la persona que debe leer la información, dejando un breve espacio para ofrecer información adicional o aclaración de dudas por cualquier otra vía
Nivel de ortografía
Un email puede escribirse en cualquier parte, en cualquier momento. Esto significa por un lado la inmediatez del servicio y la facilidad para redactar, aunque tenga como inconveniente ser una fuente de posibilidades para cometer errores ortográficos o de creación de frases sin sentido gramatical. Por ello, al acabar de escribir, es necesario comprobar si hay errores o no antes de enviar, con independencia del receptor del mensaje. A nadie le gusta ver un texto con 40 exclamaciones en una frase, o palabras con caracteres en medio que solo crean confusión.
No abusar de las abreviaturas
Los acrónimos son buenos, pero siempre con moderación, dado que por un lado hay gente no sabe qué significan, debiendo suponer a qué se refieren entendiendo el contexto del correo, y por otro lado, puede dar lugar a pensar que quien ha escrito no lo ha hecho con ganas y quería acabar rápido, en vez de prestar atención y enviar la información para que sea legible.
Dotar al mail de una estructura clara
Gran parte de la comprensión lectora de un texto radica en escribir con sentido, dando una estructura razonable mediante párrafos que clasifiquen el contenido o marcando negritas y cursivas allí donde deben ponerse, sin excederse.
Tono de la conversación
En un texto escrito es prácticamente imposible entender la forma de expresarse del redactor más allá de la literalidad de las palabras sobre papel (o pantalla en este caso). Es fácil, sin embargo, detectar erróneamente matices irónicos o con segundas intenciones que en realidad no existen detrás de una frase. Esto se puede mitigar en chats personales usando emojis, pero cuando estamos delante de un email profesional, no se pueden utilizar. Es mejor escribir usando palabras que muestren un tono acorde.
Revisando los aspectos más técnicos de un email profesional
De igual forma que el diseño es clave, prestar atención a la parte más técnica sobre cómo escribir un correo electrónico también es importante. Factores como usar la dirección de correo adecuada a cada momento, ser muy conciso con el asunto del email o revisar los archivos adjuntos que se envían para ver posibles errores marcan la diferencia entre hacer las cosas bien o encaminarse hacia el fracaso.
Escribir desde la dirección de email correcta
Usar cuentas de correo con palabras coloquiales puede valer cuando envías cosas a amigos o familiares, pero cuando quieres comunicarte con un cliente o un proveedor con información sobre tu negocio no es lo más apropiado. Si no tienes un email de empresa del estilo contacto@nombredetuempresa.es, este es el momento de crearla si quieres que te vean con la seriedad que requiere tu empresa.
Poner un asunto de correo conciso
Todos los días se mueven miles de millones de emails a través de Internet, cada uno con un asunto y contenido totalmente diferente. Muchas veces, en base al hecho de conocer cómo escribir un correo electrónico perfecto nos dejamos en el tintero que, para evitar que acaben en la papelera de reciclaje por falta de tiempo o por no mostrar la información a golpe de vista, se recomienda poner un título significativo en lugar de expresiones baladíes como “una pregunta”, “solicitud” o “reunión” que no aclaran nada. Así, quien lea el mail, sabrá qué se quiere decir en pocas palabras antes de ponerse a leer el detalle en el cuerpo del mensaje.
Asignar a los destinatarios según su relevancia
Los correos electrónicos tienen tres campos diferentes para escribir direcciones, que se pueden encontrar en el encabezado: A, CC y CCO. A representa el campo en el que se escribe el email del destinatario o destinatarios, si hay más de uno; CC significa “Con copia”, donde solo se incluyen aquellos destinatarios que no tienen relación directa con el contenido del mail ni se espera respuesta por su parte; y por último CCO añade la O final indicando que el receptor incluido está oculto a los ojos de los demás ni tampoco se le exige respuesta al mensaje enviado.
¿A quién se le va a responder?
Normalmente, los gestores como Outlook ofrecen “responder” y “responder a todos” para contestar un email. Esta decisión depende de a quién creas que realmente le interesa saber lo que vas a poner, si a una persona sola, a más de una o directamente informar a todos.
También suele pasar que se inserta automáticamente las coletillas “Re” o “AW” en el asunto al pulsar el botón de responder dicho correo. Si aparece “Re” es que el destinatario recibirá una respuesta a otro correo enviado por él antes, dándole sentido a la cadena de mensajes. Esto tiene un riesgo potencial de encadenar varios “Re” seguidos, pero siempre queda la solución de limpiar el asunto para que se siga viendo lo realmente importante del mismo.
Por otro lado, se debe tener en cuenta los tiempos de respuesta. Es decir, qué importancia tiene un correo que acabas de recibir sobre otras tareas diarias, y si la persona a la que le vas a contestar tiene un cargo directivo alto que implica mucho intercambio de emails diarios.
Si es urgente, quizá interese más solucionar o aclarar dudas por teléfono u otra vía más rápida que ponerse a crear una cadena eterna de respuestas.
Pon tu firma para que te reconozcan
Tienes todo el cuerpo del mensaje preparado, has revisado errores de escritura y procedes a enviar, ¡pero saltan las alarmas! Te das cuenta que no has puesto al final tu firma corporativa, o no has puesto los datos correctos. Tener una firma profesional marca la diferencia ante tus clientes y proveedores, ya que podrán saber datos como los siguientes:
- Nombre completo
- Posición que ocupas en la empresa
- Dirección
- Teléfono de contacto
De esta forma, como decíamos antes, si es necesario resolver un problema rápido, al poner a disposición de quien lee tus correos los datos de contacto, será más fácil ponerse en contacto y acercar posiciones.
En algunos casos se aportan también enlaces a las redes sociales y la página web de la empresa, especialmente cuando se hace el primer contacto por email para iniciar una negociación y el receptor sepa quién está contactando y a qué compañía está representando.
Cuidado con los archivos adjuntos
Los documentos que enviamos en un email también entrañan ciertos riesgos, como su tamaño, es decir, aunque se puedan adjuntar archivos muy pesados es posible que al destinatario no le acabe agradando demasiado la idea de ver su cuenta de email sobrecargada al descargar tus documentos.
Otro riesgo está vinculado al formato del adjunto, sobre todo si se envían archivos que el receptor no puede abrir porque no tiene el programa instalado en su dispositivo. Para documentos de texto lo mejor es enviar PDF ya que se pueden leer prácticamente en cualquier plataforma y no permiten grandes grandes modificaciones. Si aún con todo tienes que enviar archivos en un formato específico, asegúrate antes de que el receptor podrá verlo sin mayores complicaciones.
Conclusiones finales
A pesar del avance de la tecnología, saber cómo escribir un correo electrónico perfecto sigue siendo fundamental para muchas empresas a la hora de negociar y comunicarse con terceras personas. Escribir con un tono educado, dedicarle tiempo a redactar correctamente y hacer una revisión completa de errores tiene muchísimo más efecto a largo plazo.
Hemos visto en este artículo algunas claves para no desentonar cuando escribes un email, pero tampoco puedes olvidarte de algo que mucha gente sí lo hace, y puede cambiar por completo la percepción que tienen de ti: establecer respuestas automáticas cuando estás ausente o tienes demasiada carga de trabajo.
